[089] – Savoir organiser son temps


Cet article vous donne quelques conseils dans l’organisation du temps basé sur mon expérience.

Quand on est freelance, il faut savoir gérer efficacement son temps. Il faut être organisé, sinon on « rame », on perd du temps, on s’éparpille et on prend du retard.

On s’engage très souvent sur des deadlines qu’il faut respecter…

Pour m’organiser au mieux, gérer mes priorités et mes tâches, j’utilise plusieurs outils :

Objectif : optimiser mon temps.

Méthode

J’ai toujours en tête une méthode apprise il y a quelques années, du moins une matrice : La matrice d’Eisenhower.

Matrice d’Eisenhower

Extrait définition Wikipédia

La matrice d’Eisenhower est un outil d’analyse qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance.

Elle a été conçue par Dwight David Eisenhower. Cette matrice est un tableau à double entrée :

Matrice d’Eisenhower
  • axe vertical : urgence des tâches
  • axe horizontal : importance des tâches

La matrice comprend donc quatre zones :

  • A – activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même.
  • B – activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même.
  • C – activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement.
  • D – activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner.

Ok maintenant que je sais quelles tâches sont importantes et urgentes…

J’ai plus qu’à faire ma todo list de la journée et m’organiser.

Une todo list en début de journée vous permet de ne pas oublier une tâche à faire. Indispensable quand la charge de travail est importante.

Todo List
Liste des tâches à faire à la journée.

Outils

Google Agenda : rien de mieux pour organiser son temps.

Google Agenda
Google Agenda : pour ne plus oublier et parce que la mémoire est limitée.

Pour planifier : 

  • toutes ses réunions (professionnelles, tupperware, écoles,…)
  • les hangouts (professionnel,…)
  • les rdv enregistrés il y a longtemps (médecins, garagiste,…)
  • ses déjeuners, dîners, soirées, apéros,…
  • les anniversaires, les fêtes (des mères, des voisins,…),…
  • ses activités extra-professionnelles (pétanque, tennis,…)

Tout en utilisant les fonctionnalités :

Les rappels.

  • Exemple de paramètres : Je reçois un mail 30 minutes avant mon rdv. Je reçois un message 10 minutes avant mon Hangout.

 

Rappel Google Agenda
Screenshot Rappel Google Agenda

Le partage.

  • Je partage mon agenda avec mon collègue, mon équipe, mon conjoint (On est pas là ce week-end, on va pêcher !),…
  • J’importe un agenda d’une personne (avec autorisation) pour connaître ses disponibilités ou ce qu’elle a prévu. (J’ai l’agenda des Girondins de Bordeaux, je connais les dates et heures de tous leurs matchs, super !).

Agendas partagés

Les invitations.

  • J’invite des personnes à certains RDV. J’attends une réponse de leur part :
    • OUI
    • NON
    • PEUT ETRE.
  • Idéal quand on veut organiser une réunion à plusieurs pour savoir qui sera là.

Invites Agenda

La synchronisation.

  • Je retrouve mon agenda sur mes ordinateurs, sur ma tablette et/ou sur mon smartphone.
Synchronisation Agenda
Synchronisation Agenda

Google Drive : trouver rapidement ses fichiers.

Google Drive pour organiser ses fichiers, les partager et les sauvegarder.

Je synchronise un répertoire de mon disque dur avec Google Drive…

Mais pour quoi faire ?

  • Pour avoir accès à mes fichiers n’importe où, depuis n’importe quel device.
  • Pour avoir une sauvegarde de mes fichiers.
Capture Disque Dur
Aperçu d’un répertoire partagé sur mon disque dur

Ce même répertoire avec les mêmes fichiers est synchronisé sous Drive… Je retrouve tous mes fichiers sous Drive.

Les mêmes répertoires sous Drive

Astuce

J’ai même mis mon répertoire /www de WAMP sur mon Drive. Quand je code un fichier php par exemple dans www, dès que j’enregistre mon fichier, Drive me le synchronise. Si mon ordinateur rend l’âme dans la minute, je retrouve mes fichiers sous Drive.

Capture Drive DD
A gauche mon disque dur – A droite mon drive

Google Drive pour partager ou travailler en équipe.

Un document à partager avec un client ? Un document de travail pour un collègue, rien de plus simple avec la fonction Partager.

En plus on peut travailler en même temps sur un même document word, Excel, powerpoint,…

Partage Drive
Bouton Partager. Ici mon document est partagé avec 4 personnes.

 

Partage Drive et Droits
J’attribue les droits de partage. Certaines personnes ne pourront que lire le document, d’autres le modifier ou laisser un commentaire.

Mon smartphone

Parce qu’il est toujours avec nous et que l’on a l’information à porté de main.

Screenshot Mobile Android
Capture d’écran Smartphone Android – Google Drive
New Google Calendar App
Aperçu de l’agenda

Et pour finir, le dernier outils indispensable. Mon carnet (avec ses stylos)…

Pour tout noter rapidement, faire des schémas, des croquis, et puis surtout parce qu’il n’a pas besoin d’être rechargé 2 fois par jours.

Carnet
Carnet

Conclusion

Avec tout ces outils, je suis paré à tout. J’optimise mon temps.

Astuce

Dernier conseil, bloquer dans son agenda des temps pour les loisirs, des moments à partager en famille, avec des amis, etc…


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